Últimament s’està parlant molt de la facturació electrònica i de qui s’ha d’acollir a la nova normativa, doncs bé, aquí us presentem un petit resum per aclarir aquest tema per a tots aquells que tingueu dubtes.

Què és la factura electrònica?

La factura electrònica és l’equivalent digital i evolució de la tradicional factura en paper. A diferència d’aquesta, s’empren suports informàtics per al seu emmagatzematge en lloc d’un suport físic com és el paper.

Està regulada pel Real Decreto 1619/2012, de 30 de novembre.

És important que distingim entre dos tipus de factura electrònica:

Factura en format estructurat:

Les factures en format estructurat contenen dades i poden ser generades automàticament pels sistemes informàtics de facturació de l’emissor i ser tramitades igualment de forma automatitzada pels sistemes informàtics de pagament i comptabilitat del receptor. Exemples de formats estructurats són els que utilitzen el llenguatge XML.

Factura en format no estructurat:

Les factures en format no estructurat consisteixen essencialment en una imatge, el que implica que el seu processament per poder ser introduïdes en els sistemes informàtics del receptor requereix una intervenció manual o un procés costós que no sol estar completament automatitzat, com el reconeixement òptic de caràcters (OCR). Entre aquestes tenim les factures en paper escanejades i els fitxers PDF…

Estic obligat?

El passat 15 de Gener va entrar en vigor una nova llei on s’obliga a tots aquells proveïdors de béns i serveis de les Administracions Públiques a facturar per imports superiors a 5.000 euros, mitjançant la factura electrònica.

Aquesta obligació afectarà els tres nivells de l’Administració de l’Estat:

• Administració General de l’Estat (estatal).
• Comunitats Autònomes (Autonòmica).
• Administració Local (Ajuntaments, Diputacions provincials, consells insulars, etc.).

I també a:

• Organismes autònoms.
• Universitats públiques.
• Entitats de dret públic.
• Òrgans constitucionals.
• Mútues d’accidents de treball i malalties professionals de la Seguretat Social.

Per facilitar aquesta tasca, s’ha posat en funcionament el Punt General d’Entrada de Factures de l’Administració General de l’Estat (FACE) , una plataforma en línia que permet presentar factures electròniques davant de qualsevol òrgan de l’Administració General de l’Estat (AGE) a través d’un únic punt. La normativa preveu la creació obligatòria per a cadascuna de les administracions públiques, estatal, autonòmica i local, de punts generals d’entrada de factures electròniques perquè els proveïdors puguin presentar i arribin electrònicament a l’òrgan administratiu al qual correspongui la seva tramitació i a l’oficina comptable competent. D’aquesta manera hi hauria un punt general d’entrada de factures electròniques per cada nivell administratiu

Si estàs afectat per la nova normativa i vols més informació, fes click aquí: Facturació electrònica

Té avantatges?

La factura electrònica contribueix a la modernització de l’economia i al desenvolupament de la Societat de la Informació, ja que ens aporta diversos beneficis, tals com:

• Escurçar els cicles de tramitació, inclòs el cobrament.
• Reduir errors humans.
• Eliminar costos d’impressió i enviament postal.
• Facilitar un accés més ràpid, àgil i fàcil a les factures emmagatzemades.
• Reduir dràsticament l’espai necessari per al seu emmagatzematge.
• Millorar el servei al client.
• Eliminar el consum de paper i el seu transport, amb el consegüent efecte positiu sobre el medi ambient.
• Facilitar la lluita contra el frau.
• Avantatges en l’àmbit organitzatiu.

Està clar que a major volum de factures emeses, obtindran millors resultats, en el cas de les empreses on el volum sigui menor s’ha de considerar la conveniència o no d’aquest tipus de facturació.

Té inconvenients? Quina acceptació està tenint?

A data d’avui, tot i que, com hem vist, és un sistema que pot aportar molts beneficis organitzatius entre clients i proveïdors, trobem forces barreres d’entrada i forces dubtes que és plantegen els empresaris:

• Desconfiança ja que al dependre tot de sistemes informàtics els crea una inseguretat.
• Por a la pèrdua de llocs de treball, on una màquina ocupi el lloc d’una persona en plantilla.
• No tots els proveïdors i clients estaran disposats a assumir el sistema de facturació electrònica, pel que s’hauran de tenir implementats dos sistemes de facturació.
• La dificultat de gestió per a totes aquelles empreses on es rebin factures a nom de diversos departaments.