El tancament comptable és un moment crucial per les empreses, ja que les partides comptables han d’estar perfectament conciliades i revisades.

Tancar l’any amb partides conciliatòries pendents, o amb errors en saldos, ens portarà a què l’error arrossegui, sent cada vegada més difícil de localitzar.

El més important, és gestionar d’una manera adequada, el temps de cara al tancament per evitar fer aquest pas d’una manera precipitada, que pugui implicar errors que ens obliguin a presentar declaracions complementàries, o arrossegaments que siguin difícils de localitzar en tancaments futurs. És per això que volem compartir amb vosaltres 6 passos que s’han de donar prèviament al tancament ja tingui aquest un caràcter mensual, trimestral i obligatòriament anual.

1. Conciliació bancària
El fet de tancar amb la conciliació bancària realitzada, fa possible que la nostra comptabilitat reflecteixi els saldos reals en els nostres bancs, amb la qual cosa la tresoreria en el nostre balanç reflectirà la realitat.

2. Saldos de clients i proveïdors
Els saldos de clients i proveïdors han de correspondre a la realitat. Molts programes incorporen mòduls que vinculen la gestió a la comptabilitat, amb la qual cosa qualsevol moviment registrat a la gestió, és automàticament registrat a la comptabilitat. Si no disposem d’aquestes eines haurem de llistar un balanç de sumes i saldos dels comptes i puntejar per comprovar que els saldos registrats s’ajusten a la realitat. Amb aquest repàs, també obtindrem amb exactitud els saldos pendents de pagament amb els nostres proveïdors i els imports pendents de cobrament amb els nostres clients i adequar d’aquesta manera la disponibilitat dels nostres recursos en tresoreria per l’anàlisi de la viabilitat financera de la nostra empresa.

3. Comprovació de despeses i ingressos
Tot i que els programes de gestió, tal com hem comentat en el punt anterior, ho automatitzen, sempre hi ha despeses que hem d’introduir manualment, el que comporta que la possibilitat de fer errors augmenti, per tant, haurem de revisar les despeses i els ingressos, fent una projecció mensual i comparant amb mesos anteriors per tal d’advertir alteracions susceptibles de revisió. Amb aquesta comprovació obtindrem una idea fidel de l’import a pagar en l’Impost de Societats presentat al mes de juliol.

4. Conciliació de determinats comptes de deute a curt termini
La conciliació en comptes com ara els deutes per efectes comercials descomptats, pòlisses de crèdit, i fins i tot comptes amb socis a curt termini, és important principalment per dos motius:
– El primer és poder disposar d’una informació que representi la imatge fidel en el nostre balanç, ja que si posteriorment elaborarem un informe d’Estats Financers, els saldos d’origen s’han de correspondre amb la realitat, si no les eines emprades poden obtenir unes dades distorsionades.
– El segon motiu, és que aquesta informació sigui una possible font de consulta, és a dir, que puguem tenir plena certesa que, en cas de voler comprovar que part de la nostra pòlissa de descompte de pagarés tenim encara disponible, o que nivell de disposició de pòlissa de crèdit existeix avui dia, puguem emprar la informació sense por a errors.

5. Conciliació de comptes amb Organismes Públics. (AEAT i Seguretat Social)
Per poder realitzar un tancament “net”, els tancaments anteriors també han de ser-ho, i per a això, el saldo dels comptes d’IVA tant repercutit com suportat, en les dates dels tancaments posteriors ha de ser 0. En cas de localitzar alguna diferència o saldo d’arrossegament, buscarem aquest import en la nostra comptabilitat doncs amb gairebé total seguretat haurem comptabilitzat una factura en un període tancat. Igualment passa amb els comptes de Seguretat Social. Hi ha altres procediments que s’han de realitzar previs al tancament, com la comprovació tant d’IVA o Retencions amb les seves respectives bases.

6. Controlar la gestió del stock i l’ImmobilitzatDe cara al tancament de l’exercici és molt important (en el cas de tenir immobilitzat) fer les amortitzacions d’aquests béns, ja que pot influir d’una manera important en el resultat final de l’exercici, ja que en cas d’existir amortitzacions, augmentaran les despeses de la societat, i en aquest cas, alterarà el resultat de l’exercici.

Pel que fa a la gestió de l’inventari, una alteració dels nostres productes emmagatzemats destinats a la venda que no s’hagin fet efectius, pot generar un augment o disminució del resultat final de l’empresa. Per tant, és molt important tenir un control del stock dels nostres productes a data 31/12 per tal de fer els ajustos comptables corresponents que tindran efectes positius o negatius en el seu resultat.